5 bước để có một cuộc họp hiệu quả

Theo Harvard Business Review, các doanh nghiệp ở Mỹ đã tiêu tốn hơn 37 tỉ USD cho việc họp hành. Chúng chiếm tới 1/3 thời gian sinh hoạt của nhân viên. Đáng bi tráng thay, 71% quản lý thấy các cuộc họp đó không hề hiệu quả.

Dẫn dắt cuộc họp hiệu quả là hào kiệt cơ mà ai cũng cần có, dù bạn là trưởng nhóm bài tập nhóm ở trường hay quản lý chỉ huy trong tổ chức. Không chỉ tiết kiệm thời gian và tiêu pha, họp hiệu quả còn giúp thành viên không “dị ứng” mỗi khi nghe từ “meeting”.

Dưới đây là 5 bước giúp game thủ dẫn dắt cuộc họp tốt hơn.

Có thể bạn quan tâm: » Tự giác kỷ luật để có một cuộc sống tuyệt vời

Bước 1: Cùng ăn mừng

Ai cũng thích được khen.

Chia sẻ những tòa tháp đã đạt được là bước trước hết để có một cuộc họp hiệu quả. Hành động này không chỉ phát hành ra không gian cho mỗi cá nhân được biểu đạt phiên bản thân, nhưng còn xóa đi sự áp lực và nặng nề hà của cuộc họp.

Những nhà cửa này không nhất thiết phải là những nhà cửa lớn. Chúng ta chỉ cần san sẻ với nhau những điều bạn dạng thân đã làm được trong công việc tuần trước, những task đã xong xuôi. Bạn có thể khuyến khích quần chúng khoe với nhau về những vui vẻ có trong đời sống cá nhân, như trang hoàng lại phòng hoạt động, hay thành viên “ế mạn tính” nay đã có nhân tình.



Ở Curieous, team content luôn dành từ 10’ tới 15’ đầu của mỗi cuộc họp để san sẻ những sản phẩm nhỏ nhắn (small wins) mặc cả anh em đã có được trong 1 tuần qua. Từ việc sáng xây dừng được content nhiều tương tác cho đến việc hoàn thành một cuốn sách 500 trang. Nhờ vào hoạt động này, tinh thần của các thành viên luôn ở trong trạng thái tê mê khi bắt đầu cuộc họp.

Cách 2: Tự soi chiếu

Giờ hãy cùng bắt đầu công việc chính nào!

Phần vui đã hoàn thành, giờ chúng ta sẽ chuyển qua san sớt những gì cả đội hoặc mỗi cá nhân đã không hoàn thành được và tại sao. Mục đích là để cả đội cùng đưa ra những chủ đề đang nhức nhối và cho quần chúng lãnh đạo biết tình hình ngày nay đang ra sao, kế hoạch có đang đúng tiến độ hay không?

Bạn có thể sử dụng các câu hỏi như:

• Bạn chưa hoàn thành/đạt được điều gì?
• Những điều đó có ảnh hưởng gì đến tiến độ trong tuần này không?
• Điều gì khiến game thủ không đạt được điều đó?
• Điều gì sẽ giúp người chơi gỡ rối?

Lưu ý nho bé: Đôi khi chúng ta sẽ bị cuốn vào những khoảnh khắc khó chịu khi phải đối diện nhưng thua thiệt của phiên bản thân. Tuy nhiên, hãy cố gắng giữ tĩnh tâm và đặt những câu hỏi mang tính gây ra để cùng nhau hướng tới việc tìm ra cách giải quyết.



Cách 3: Kiểm tra tiến độ

Tuyệt vời, giờ chúng ta đã điểm qua những công việc của tuần trước. Giờ thì sẽ đến phần việc của tuần này.

Công việc của phần này xoay quanh những câu hỏi sau:

Có thể bạn quan tâm: » Mục tiêu S.M.A.R.T không có nghĩa là “dễ đạt được”

• Tuần này sẽ có những đầu việc, mục tiêu gì cần phải xong?
• Người cao sang những công tác đó sẽ là ai? Và họ có cần sự tương trợ nào không?
• Bước thực hiện sẽ là gì?

Ngoài việc đặt ra những câu hỏi, quần chúng chủ trì cuộc họp và những thành viên cũng nên tham gia trao đổi, đưa ra ý kiến, phản biện, tương trợ quả đât thực hành công tác có được định hướng cụ thể cho công việc phiên bản thân sẽ làm trong tuần sau. Một bè phái vững bạo dạn gồm có những cá nhân viện trợ lẫn nhau.

Cách 4: Kiểm tra lịch trình

• Sang tuần có những ngày cần yếu gì nhỉ?
• Tháng này có ngày nào cần phải coi sóc không?

Đôi khi, chúng ta quên thôi việc phải thông qua những lộ trình cần yếu. Vậy nên, phần thứ 4 của cuộc họp đã được ra đời để người ta ghi nhớ và biết cả nhóm đang ở đâu trên tiến độ của kế hoạch.



Bước 5: Đặt câu hỏi

Yayyy! Vậy là chúng ta đã đến với bước sau rốt của buổi họp.

Có thể bạn quan tâm: » Làm thuê có giàu được không?

Tại phần cuối, game thủ sẽ có nhiệm vụ kiểm soát lại với nhóm của mình một lần chung cuộc. Chúng ta cần làm rõ ràng và vững bền về những công việc của tuần sau. Trong khi, khi đã buổi họp kết thúc, sẽ rất khó để thông báo lại với quả đât giả dụ có những thay đổi xảy ra.

• Mọi quần chúng. # có rõ về công tác của mình trong tuần này không?
• Có ai có câu hỏi nào không?

Bạn có thể vững chắc sự tán thành của cả nhóm nhờ những câu hỏi như trên để có thể yên âm chấm dứt cuộc họp.